Datenschutz für Unternehmer


Forum Mercatorium

Der Unternehmerbeirat

Wenn Sie wissen möchten:

• Welche Besonderheiten zu beachten sind

• Welche Dokumentationen angelegt und gepflegt werden müssen

• Welche Informationen Betroffenen erteilt werden

• Was Ihnen als Unternehmer passieren kann und was nicht

• Wo Sie kompetente Hilfe bekommen



Datenschutz für Unternehmer — die DSGVO

Seit dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unmittelbar in allen EU-Mitgliedsstaaten und
löst die bisherigen nationalen Regelungen ab. In der BRD wird die DSGVO durch das neue Bundesdatenschutzgesetz
(BDSG) ergänzt. Die Besonderheiten werden hier erläutert:

Das Verfahrensverzeichnis

Das Verfahrensverzeichnis ist eine Dokumentation und Übersicht über Verfahren, bei denen personenbezogene
Daten verarbeitet werden.

Dessen Führung obliegt sowohl dem Verantwortlichen als auch dem Auftragsverarbeiter. Sie besteht allerdings
dann nicht, wenn der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter weniger als 250 Beschäftigte hat, es sei denn, die
Verarbeitung birgt ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen, erfolgt nicht nur gelegentlich
oder betrifft keine besonders sensiblen Datenkategorien oder strafrechtlich relevanten Daten.

Das Datenschutz-Management-System

Neu ist die sich aus den Art. 5, 24 DSGVO ergebende Verpflichtung zur Führung eines Datenschutzmanagementsystems,
wonach Unternehmen nicht nur sicherstellen müssen, dass datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten
werden — sie müssen dies auch nachweisen und darüber Rechenschaft ablegen können.

Eines solchen Nachweises bedarf es zukünftig auch bei der Datensicherheit — hier ist der Einsatz geeigneter technischer
und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz betroffener Personen nachzuweisen. In folgenden Bereichen
müssen also Dokumentationen angelegt und gepflegt werden:

• Datenschutzorganisation und Verantwortlichkeit für Datenverarbeitungen

• Einbindung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

• Verzeichnis, wo im Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet werden

• Datenschutz-Folgenabschätzung

• Vertragsmanagement bzgl. der eingesetzten Dienstleister

• Datenschutz-Schulungen und Verpflichtungen auf das Datengeheimnis

• Prozesse zur Wahrnehmung von Betroffenenrechten

• Meldung von Datenschutzverstößen

• Nachweis der Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen bei der Datensicherheit

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Die Zulässigkeit der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten bedarf generell der Erlaubnis, die am besten aufgrund ausführlicher,
erkennbarer und bestimmter Information des Betroffenen und dessen freier Entscheidung schriftlich erteilt
worden ist und jederzeit widerrufen werden kann. Neu ist, dass die Einwilligung Minderjähriger unter 16 Jahren nur
mit Zustimmung der Eltern wirksam ist.

Die Informationspflichten

Art. 13, 14 DSGVO verpflichten dazu, insbesondere folgende Informationen dem Betroffenen in präziser, transparenter,
verständlicher und leicht zugänglicher Form zu erteilen:

• Identität des Verantwortlichen

• Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

• Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

• Berechtigtes Interesse

• Empfänger

• Übermittlung der Daten in Drittstaaten

• Dauer der Speicherung

• Betroffenenrechte

• Widerrufbarkeit von Einwilligungen

• Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

• Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

• Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Bitte beachten Sie: Die Folgen bei Verstößen sind drastisch verschärft worden und betreffen nicht nur
das Unternehmen selbst, sondern sehen auch die persönliche Inanspruchnahme der handelnden oder
eben nicht handelnden Verantwortlichen für den Datenschutz in Unternehmen vor!

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Über den Autor Ulrich Kalthoff, Unternehmensberater und Rechtsanwalt

Leitet und berät seit 1994 als Aufsichtsrat, Beirat, Vorstand, Geschäftsführer, Unternehmensberater und Rechtsanwalt börsen-
notierte Gesellschaften, Konzerne, Wirtschaftsverbände, Einzelunternehmen und Start-Ups. Der Experte für Unternehmens-
sanierungen und Insolvenzrecht ist Gründer und Geschäftsführer der Forum Mercatorium. In seinen Artikeln gibt er wichtige
Hinweise auf häufig vorkommende Probleme und die entsprechenden Verhaltensregeln.

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