Die Lohn- und Gehaltsstrategie:
Wie vermeide ich rechtliche Risiken bei
Gehaltsextras bzw. Entgeltoptimierung?


Forum Mercatorium
Der Unternehmerbeirat

Wenn Sie wissen möchten:
• Welche Optimierungen es in der Gehaltsabrechnung gibt
• Welche Vor- und Nachteile existieren
• Wie Sie Steuer- und/oder Sozialversicherungsfreiheit erreichen
• Wie Sie die Lohnkosten senken
• Wo Sie kompetente Hilfe bekommen

Die Lohn- und Gehaltsstrategie:
Wie vermeide ich rechtliche Risiken bei
Gehaltsextras bzw. Entgeltoptimierung?

Gehaltsextras als Alternative

Immer weniger Netto vom Brutto kennt wohl jeder beim Blick auf seine monatliche Lohnabrechnung.
Durch verschiedene Bausteine kann man eine Erhöhung des Nettolohns erreichen, die vom Gesetzgeber durch Steuer- und/oder Sozialversicherungsfreiheit gefördert werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass sie
zusätzlich zum vereinbarten Lohn/Gehalt gewährt werden.
Vorteil:
Das Nettogehalt des Arbeitnehmers erhöht sich, die Lohnkosten für den Arbeitgeber werden dadurch gesenkt.
Nachteil:
Durch die Optimierung werden die Abgaben an die Sozialversicherungen verringert und somit auch später die
Ansprüche der jeweiligen Arbeitnehmer an die Sozialversicherungen.

Sinnvoll wäre es hier, Verträge zur betrieblichen Altersvorsorge abzuschließen, wobei hier ein
Teil des Gehaltes umgewandelt wird und somit die Ansprüche wieder kompensiert werden.

Durch die Coronapandemie sind viele Arbeitnehmer aufgrund von Kurzarbeit in finanzielle Schieflage geraten. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, besonders geforderte Arbeitnehmer mit einem Betrag von 1.500 € zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt steuerfrei zu unterstützen. Dieses gilt allerdings nur für die Zeit 01.03.2020 bis 31.12.2020. Diese können auch gezahlt werden, wenn im selben Zeitraum Kurzarbeitergeld gezahlt wurde.
Arbeitgeber können anstelle eines Arbeitgeberzuschuss zum Kurzarbeitergeld diese 1.500 € als Beihilfe zusätzlichen zur Abmilderung der Belastung durch die Krise zahlen, was auch in monatlichen Raten bis zur Ausschöpfung des Betrags passieren kann. Diese Beihilfe kann auch bei Teilzeitmitarbeitern sowie Mini-Jobbern geleistet werden.
Die Tatsache, dass im Falle Arbeitslosigkeit oder Krankheit durch die Optimierung Einschränkungen entstehen, müs.sen dem Arbeitnehmer bekannt sein.

Am besten sollte dieses, sowie die Optimierungsvarianten im Arbeitsvertrag oder als Zusatzvereinbarung aufgenommen werden.

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Optimierungsvarianten

Steuerfreier Sachbezug:
Unternehmen können auch 2020 ihren Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfrei den Sachbezug bis max. 44 Euro monatlich gewähren. Die Gewährung des 44 € Sachbezugs wird in §8 Abs. 2 Satz 11 EstG geregelt. Beispiele dafür sind Gutscheinkarten, Tankgutscheine und Einkaufsgutscheine. Sogar Lottoscheine sind möglich. Eine Barauszahlung des Sachbezuges ist nicht möglich.
Ein wichtiges Detail, um den der §8 EstG im November ergänzt wurde, ist die Orientierung an den Kriterien des
Zahlungsdiensteaufsichtgesetz (ZAG).
Seit dem 01.01.2020 gelten Gutscheinkarten nur dann als Sachbezug, wenn ihre Einlösung regional, auf eine
bestimmte Produktkategorie oder durch ein vertraglich angeschlossenes Akzeptanzpartnernetz beschränkt ist.
(ZAG §2 Abs. 1 Nr. 10 a-c)
Geschenke:
Geschenke des Arbeitgebers sind steuerfrei, wenn sie maximal 60 € kosten.
Dabei handelt es sich um eine ereignisbezogene Freigrenze. Hierbei geht es ausschließlich um persönliche Anlässe, wie Geburtstag, Jubiläum, Hochzeit oder Geburt des Kindes. Weihnachten und Namenstage gehören nicht dazu.
Internetpauschale:
Die monatlichen tatsächlichen Aufwendungen für die Internetnutzung eines Arbeitnehmers kann bezuschusst werden. Die Höchstgrenze hierfür betragen 50 €.
Dieses sollte für das Lohnkonto schriftlich dokumentiert und vom Mitarbeiter unterschrieben werden. Alternativ dazu gehen auch Rechnungen oder Vertrag zum Nachweis der tatsächlichen Kosten.
Für die Gestattung von Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung ordnet § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 S. 2 EStG an, dass 25 % pauschale Lohnsteuer hierauf zu zahlen sind. Diese trägt allein der Arbeitgeber. Es gibt hier
keinen Anteil des Arbeitnehmers.
Handykosten:
Stellt der Arbeitgeber ein betriebliches Smartphone etc. zur Verfügung, bleibt die private Nutzung des Telefons trotz geldwertem Vorteil steuer- und beitragsfrei, solange das Telefon nicht dem Arbeitnehmer übereignet wird. Bereits die Zusage, dass der Arbeitnehmer das Telefon nach einer bestimmten Zeit kaufen kann, führt zum wirtschaftlichen Eigen.tum, sodass der Vorteil steuer- und beitragsfrei damit entfällt.
Nutzt ein Arbeitnehmer sein eigenes Telefon auch beruflich, kann der Arbeitgeber ihm die Kosten ersetzen. Dieses kann entweder über die Einzelverbindungsnachweise geschehen, oder pauschal 20% des tatsächlichen Rechnungs-
betrags maximal 20 € steuer- und beitragsfrei ersetzt werden.

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Mankogelder:
Mitarbeiter, die an einer Barkasse arbeiten und Fehlbeträge auf eigene Kosten ausgleichen müssen, erhalten für diesen Zweck ein Mankogeld, welches bis zu einer Höhe von 16 € pro Monat steuerfrei ist. Für eine entsprechende Vertragsgestaltung sprechen Sie uns gerne an!
Fahrtkostenzuschüsse:
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer für die einfache Fahrt zwischen Wohnung und Betriebsstätte pauschal 0,30 € pro Kilometer und Arbeitstag erstatten. Dafür hat der Arbeitgeber pauschal 15% Lohnsteuer zu zahlen.
Jobticket:
Durch das Jahressteuergesetz 2019 haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die Kosten des Jobtickets mit 25% pauschal zu versteuern, wenn es zusätzlich zum Gehalt bezahlt wird. Es unterliegt nicht mehr der 44 € Freigrenze und kann vom Arbeitgeber voll übernommen werden.
Erholungsbeihilfe:
Erholungsbeihilfe ist eine freiwillige finanzielle Zuwendung, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer gewähren
kann. Dabei handelt es sich um einen reinen Zuschuss zu Erholungskosten, der entweder in bar (Zuschuss pauschal 25% vom Arbeitgeber zu versteuern) ausgezahlt werden kann oder als Sachbezug z.B. eine Hotelbuchung im
Wellnesshotel.
Die Erholungsbeihilfe kann darüber hinaus auch auf den Ehepartner sowie Kinder erweitert werden.
Die Höchstgrenzen hierfür sind für den Arbeitnehmer 156 €, den Ehepartner 104 € und pro Kind 52 €.
Diese Beträge dürfen nur einmal im Jahr in Anspruch genommen werden und müssen per Quittungen/Belege
nachgewiesen werden. Die Beträge dürfen keine geringeren Beträge ausweisen als die tatsächliche Beihilfe.
Um die Erholungshilfe für den Arbeitnehmer steuerfrei auszuzahlen, ist Voraussetzung, dass die Beihilfe innerhalb 3 Monaten vor oder nach dem Erholungsurlaub gezahlt werden muss. Dabei ist unerheblich, wie lange der Urlaub dauert.
Unter den Sachbezug fallen Buchungen für Reisen aller Art, Kur, Ausflüge, Wellnessbehandlungen (Massagen, Sauna etc.) Hotelaufenthalte, Zoo und Freizeitparks.
Kinderbetreuungskosten:
Steuer- und sozialversicherungsfrei sind Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung (einschließlich Unterkunft und Verpflegung) und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern des Mitarbeiters in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt (§ 3 Nr. 33 EStG).
Garagengeld:
Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer maximal die Kosten für das Unterstellen des Dienstwagens in einer vom Arbeitnehmer angemieteten Garage, führt dies zu steuerfreiem Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 2. Alternative EStG; H 3.50 LStR 2008).
Wird die Privatnutzung nach der „Ein-Prozent-Regelung“ erfasst, ist für das Überlassen der Garage an den Arbeitneh.mer kein zusätzlicher geldwerter Vorteil anzusetzen.

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Arbeitskleidung:
Arbeitskleidung soweit man sie nicht privat tragen kann, ist erstattungsfähig.
Schutzkleidung, darunter versteht man alle Kleidungsstücke und Ausrüstungsgegenstände,
die vor durch die berufliche Tätigkeit drohenden Gefahren schützen sollen.
Arbeitskleidung ist spezielle Schutzausrüstung ebenso wie spezielle Berufskleidung.
Dienstkleidung sind entweder Uniformen oder Kleidungsstücke die durch Logo oder Schriftzug
(gedruckt oder gestickt) die Zugehörigkeit zum Unternehmen sichtbar machen.
Gesundheitsförderung:
Der Zuschuss des Arbeitgebers kann nach § 3 Nr. 34 EStG als gesundheitsfördernde Maßnahme bis zu 500 EUR
jährlich steuer- und sozialabgabenfrei bleiben, wenn dieser zusätzlich zum normalen Gehalt gezahlt wird.
Gesundheitskurse zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes, die sog. Primärprävention nach
§ 20 Abs. 1 SGB.V und für die betriebliche Gesundheitsförderung nach § 20a SGB.V.
Was genau alles hierunter fällt, steht im Leitfaden „Prävention“. Dort haben die Spitzenverbände der gesetzlichen Krankenkassen Handlungsfelder und Qualitätskriterien für Gesundheitskurse und betriebliche Gesundheitsförderung aufgestellt. Dazu gehören folgende Bereiche:
• Bewegungsgewohnheiten/arbeitsbedingte körperliche Belastungen;
• Ernährung/Betriebsverpflegung;
• Stressbewältigung/Entspannung/psychosoziale Belastungen;
• Suchtmittelkonsum (z.B. Förderung des Nichtrauchens).
Angebote von Fitnessstudios müssen von einer Krankenkasse als förderungswürdig eingestuft werden.
Steuerbefreit sind nicht nur unmittelbare Leistungen des Arbeitgebers, sondern auch Zuschüsse des Arbeitgebers für extern durchgeführte Maßnahmen. Fördert der Arbeitgeber diese Kurse, muss ihm eine Rechnung vorgelegt werden.
Personalrabatt:
Wird der Sachbezug nicht pauschal durch den Arbeitgeber versteuert, so ist er bis zur Höhe des Rabattfreibetrages von € 1.080 jährlich steuer- und beitragsfrei (vgl. § 8 Abs. 3 EStG). Die Bewertung erfolgt dann über § 8 Abs.3 EStG, wonach ausschließlich 96% des vom Endverbraucher an den Arbeitgeber gezahlten Endpreis abzüglich gewährter Nachlässe angesetzt werden.
Als Sachbezug (Gehaltsnebenleistungen) bezeichnet man Einnahmen, die nicht in Geld bestehen oder geldwerte Vor.teile, die den Empfänger bereichern. Für das Jahr 2020 wurde der Sachbezugswert auf 3,40 festgesetzt.
Essensmarken/Restaurantschecks:
Ein Essenszuschuss ist steuerfrei, wenn sein Wert den Betrag von 6,50 Euro im Jahr 2020 nicht übersteigt
(Sachbezugswert von 3,40 Euro plus steuerfreier Arbeitgeberanteil von 3,10 Euro) und der Arbeitnehmer
mindestens 3,40 Euro selber hinzuzahlt. Dieses darf nicht berechnet werden, wenn der Arbeitnehmer krank
oder im Urlaub ist. Hierüber ist Nachweis zu führen.

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Freie Verpflegung und Unterkunft:
Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils der Sachbezüge, der die Basis für die Beitragsberechnung bildet, bestimmt § 17 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 SGB IV Folgendes: Die Bundesregierung setzt mit Zustimmung des Bundesrates zur Verein-
fachung des Beitragseinzugs den Wert der Sachbezüge nach dem tatsächlichen Verkehrswert für jedes Kalenderjahr
-im Voraus fest. Damit soll erreicht werden, dass auch für diejenigen Versicherten, die an Stelle von Barlohn Sach-
bezüge erhalten, ein einkommensgemäßer Sozialversicherungsbeitrag entrichtet wird. Nur dadurch ist sicherge-
stellt, dass diese Versicherten bei Eintritt des Versicherungsfalles auch Leistungen aus der Kranken-, Pflege- und
Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung erhalten, die ihrem Verdienst einschließlich
etwaiger Sachbezüge entsprechen.

Verpflegung

Frühstück
Mittagessen
Abendessen
Gesamt

monatlich
54,00 €
102,00 €
102,00 €
258,00 €

täglich
1,80 €
3,40 €
3,40 €
8,60 €




Unterkunft

Unterkunft
Gemeinschaftsunterkunft

monatlich
235,00 €
199,75 €

täglich
7,83 €
6,66 €




Darlehen:
Ebenfalls eine Möglichkeit für den Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern in dieser schweren Zeit zu helfen, wäre ein
Darlehen bis 2.600 €. Allerdings darf, durch mehrere kleinere Darlehen an den Arbeitnehmer, der Betrag von
2.600 € nicht überschritten werden.
Diese daraus resultierenden Zinsvorteile unterliegen nicht der Lohnbesteuerung. Für diese Zinsersparnis greift
die Sachbezugsfreigrenze von 44 €.

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Über die Autorin Karin Ranft
Sie verfügt über langjährige Erfahrung auf dem Gebiet Dienstleistungen im Hotel und der Gastronomie sowie Büro-Service und Sekretariatsdienstleistungen. Sie betreute dabei Rechtsanwälte, Versicherungsmakler, Immobilienmakler sowie deutsche Niederlassungen für ausländische Unternehmen in den Bereichen Kunststoff, Metall und Maschinen.
Sie war im Angestelltenverhältnis ebenso wie im Management und Unternehmerbereich tätig. Ihr umfangreiches Wissen im
Bereich Organisation, Ausbildung und Call-Center hat sie im Rahmen von Weiterbildung zur Finanzbuchhalterin ergänzt. Sie
ist zertifizierte Finanz-, Lohn- und Gehaltsbuchhalterin mit Schwerpunkt Datev, SAP und Sage.

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